Für unser Big-Room-Meeting haben wir eine straffe Agenda. Ziel ist, dass alle über den ganzen Tag aktiv beteiligt sind. Schön ist, wenn zum Start jemand aus dem Management die besondere Bedeutung des Projektes vermittelt – abgeleitet aus der Unternehmensstrategie. Der Sinn – warum sich der Einsatz in diesem Projekt lohnt.

Wir vergegenwärtigen uns die Vision und Mission unseres Projektes. Danach fokussieren wir uns auf die nächsten drei Monate: Unser Projektleitungsteam hat ein großes Wallpaper vorbereitet. Darauf aufgetragen sind die nächsten sechs 2-Wochen-Sprints horizontal. Vertikal sind alle beteiligten Fachbereiche aus dem Projekt in Swim-lanes gelistet.

Dann geht’s los: Jeder Fachbereich trägt für die nächsten 6 Sprints ca. 3 Mini-Milestones in das Raster der 6 Sprints. Die Mini-Milestones beschreiben Fertigstellungsgrade für das Projekt aus ihrem Fachgebiet innerhalb der nächsten 3 Monate. Jeder Mini-Milestone wird mit einem zweiten Sticky durch eine DoD (Definition of Done) konkret definiert. Wenn jedes Fachgebiet nacheinander seine Milestones festlegt, entsteht am Ende das große Big Picture für das Projekt mit allen crossfunktionalen Zusammenhängen.

So ein Big-Room-Meeting gelingt, wenn es gut vorbereitet und professionell moderiert wird.

Dann diskutieren wir mit allen Beteiligten darüber, wo Abhängigkeiten existieren und welche zeitlichen Reihenfolgen nicht funktionieren – weil das eine Fachgebiet früher damit gerechnet hat, was das andere Fachgebiet erst später liefern möchte. Genau darum geht es. Wenn wir die no-go´s definiert haben, bilden wir Breakout-Gruppen. Hier diskutieren ganz gezielt die Fachgebiete miteinander, bei denen die zeitliche Reihenfolge nicht funktioniert. In Kleingruppen erarbeiten sie Lösungen.

Die Lösungsvorschläge werden dann vor allen am Wallpaper integriert. Der Wechsel zwischen Bühne und der Breakout-Gruppenarbeit passiert mehrfach über den Tag.

Am Ende mündet das in einen korrigierten und realistischen Gesamt-Plan. Das war harte Arbeit, jeder hat sich eingebracht. Das Ergebnis sieht ähnlich aus wie am Anfang – aber der Schein trügt: Nun ist es ein Teil von jedem Einzelnen geworden.

Die wesentlichen Ergebnisse wurden von jedem einzelnen Fachgebiet definiert. Die Abhängigkeiten in der crossfunktionalen Zusammenarbeit wurden erkannt, die no-go´s aufgelöst. Was fehlt noch?

Der Höhepunkt: Jeder Einzelne wird nach seinem Commitment gefragt. Es ist das gleiche Ritual wie bei der Sprintplanung: das Thumbs up!

Jeder Einzelne hat die Möglichkeit sein Veto einzulegen und dieses zu begründen. Auch die ruhigen Kollegen, deren Fachwissen aber wertvoll ist, sollen gehört werden. Erst wenn kein einzelner Daumen nach unten zeigt ist das Meeting beendet – und das Maximum an Commitment erreicht.

1. Commitment für die nächsten 3 Monate.
Jeder kennt das von sich selbst: Wenn man sich selbst herausfordernde Ziele gegeben hat, wird die Motivation grösser sein auch wenn Schwierigkeiten auftreten. Die Verbindlichkeit ist deutlich höher, als wenn die Ziele durch den Projektleiter vorgegeben worden wären.

2. Crossfunktionale Zusammenarbeit.
Jedes Teammitglied bekommt im Laufe der Zeit mehr Verständnis und Einblick in die Arbeit von anderen Fachgebieten. Die funktions-übergreifende Zusammenarbeit verbessert sich – Silo-Effekte reduzieren sich.

3. Die Planungsfähigkeit steigt.
Es ist der gleiche Effekt wie bei den Sprints: Wir Menschen lernen durch Wiederholung. Die Etappenplanung wird alle 3 Monate wiederholt. Wir können gar nicht verhindern, dass alle Beteiligten darin besser werden.

Im Ergebnis: Wir halten unsere Termine!

Self-Assessment-Workshop

Verbesserungs-Potenzial

1. Wir möchten Ihre IST-Situation verstehen.

2. Wir vermitteln Ihnen unsere Ideen und Erfahrungen.

3. Gemeinsam entwickeln wir ein Zielbild.

und

4. einen Umsetzungsplan.